Biuro Polonii w Berlinie powstało w wyniku podpisania w Warszawie umowy bilateralnej pomiędzy Polską i Niemcami w dniu 12 czerwca 2011 roku. Celem umowy była intensyfikacja działań mających na celu wspieranie obywateli niemieckich pochodzenia polskiego i Polaków w Niemczech oraz mniejszości niemieckiej w Polsce. Umowa sprecyzowała i pogłębiła postanowienia Traktatu o dobrym sąsiedztwie (nazwa oficjalna: Traktat między Rzecząpospolitą Polską a Republiką Federalną Niemiec o dobrym sąsiedztwie i przyjaznej współpracy).

§ II Punkt 1 umowy postanawiał, że w roku 2011 w Berlinie zostanie utworzone sfinansowane przez stronę niemiecką biuro, mające na celu reprezentowanie interesów organizacji polskich w Niemczech. Zadanie stworzenia Biura zostało powierzone Konwentowi Organizacji Polskich w Niemczech.

Biuro rozpoczęło pracę 1 lipca 2011 roku. Kierownikiem Biura został Aleksander Zając. Krystyna Koziewicz i Ewa Maria Slaska pracują w biurze jako wolontariuszki.

Za stronę internetową Polonii - Polonia Viva – odpowiedzialny jest Wiesław Lewicki.

Zadania

Biuro pomaga wszystkim organizacjom polonijnym i instytucjom w zakresie pracy i działania na terenie Niemiec. Głównym zadaniem Biura jest udzielanie porad i wspieranie stowarzyszeń, organizacji i grup nieformalnych.

Najważniejsze cele:

1. Koordynacja działań organizacji polonijnych

2. Planowanie, inicjowanie i wspieranie projektów organizacji polonijnych

3. Reprezentowanie Polonii wobec instytucji konstytucjonalnych Republiki Federalnej Niemiec, niemieckich krajów związkowych oraz Rzeczypospolitej Polskiej

4. Zapewnianie informacji Polonii niemieckiej m.in. poprzez stronę internetową http://poloniaviva.eu

5. Funkcja miejsca kontaktowego dla organizacji polskich w Niemczech

6. Przygotowanie, koordynacja i uzgadnianie wspólnych pozycji Polonii wobec określonych tematów

7. Doradztwo w sprawie zakładania organizacji

8. Kształtowanie pozytywnego obrazu Polski w Niemczech i Unii Europejskiej